A fim de melhor gerir os processos internos da Universidade de Caxias do Sul, uma série de ações foram implementadas ao longo dos últimos meses. Adotar uma visão sistêmica e ter a oportunidade de ouvir a opinião e sugestão do corpo técnico administrativo da Instituição, através de uma gestão mais participativa, é um dos grandes pilares da Diretoria Administrativa e Financeira (DADM). Com isso, estabelecemos condições para a realização de uma comunicação clara e transparente, respeitando, implantando e seguindo normas e processos.

A nova gestão tem intensificado a comunicação interna com a divulgação das normas e dos procedimentos da Instituição e deliberado processos com certa agilidade, para isto, a equipe conta com profissionais competentes e que atuam para garantir a melhor distribuição das tarefas e também o respeito as hierarquias e, consequentemente, os setores adquiriram maiores responsabilidades e autonomia.

Dentre as importantes ações que foram estabelecidas na Instituição, podemos citar a implantação do novo Sistema Eletrônico de Compras, para organização e fluxo do processo interno de forma online, permitindo melhores e mais rápidas negociações, agilizando as operações de cotação, negociação e compra das diferentes necessidades de cada setor da UCS. Todos os trabalhos relativos a custos da UCS foram centralizados em uma só área, a Controladoria de Custos e Orçamentos.

Objetivando valorizar a equipe interna e recompor o quadro de funcionários com talentos existentes na própria Instituição, passamos a utilizar o sistema de recrutamento interno para preencher vagas, permitindo que os funcionários busquem o seu futuro profissional dentro da UCS. Além disso, esta ação reduziu as terceirizações. Com relação às contratações por meio de recrutamento interno, destaca- se a contratação dos

coordenadores administrativos dos Centros, os quais facilitam a solução das necessidades e problemas administrativos dos Centros Acadêmicos, permitindo um controle orçamentário eficaz, um dimensionamento adequado do quadro de funcionários e uma otimização da manutenção e da utilização dos prédios e equipamentos, além de ser um importante apoio aos diretores.

O Formulário de Plano de Investimentos, outra ação desenvolvida, trouxe maior clareza para as demandas oriundas das Unidades, as quais contam agora com um parecer de viabilidade e pertinência técnica de necessidades de bens e serviços. Com isso, o problema de comunicação entre as áreas envolvidas no atendimento às demandas foi praticamente eliminado, apresentando um retorno rápido e eficaz, priorizando os recursos existentes e evitando gastos desnecessários.

A realização de reuniões semanais com todos os gestores da DADM proporciona um importante fórum de discussão sobre as ações da área, aumentando o entrosamento da equipe, produtividade e comunicação. Algumas melhorias e normatizações de funções e usos de espaços conferem melhor acesso e assistência aos visitantes. A transferência do setor de Patrimônio para a Diretoria possibilita a melhora da gestão do patrimônio. O uso de ferramentas do Google, como a Agenda e o Drive simplificam e facilitam diversas atividades.

Enfim, estamos atuando para oportunizar o diálogo e visitas in loco para conhecer as reais necessidades de cada Núcleo, Campi e da Cidade Universitária, percebendo e respeitando suas peculiaridades. Não podemos deixar de ressaltar que a integração da gestão administrativa com a gestão acadêmica é um importante processo em pleno andamento. Buscamos, com isso, eliminar distâncias e trabalhar para que se atinja os fins e, nesse sentido, a DADM visa adequar os meios necessários.

Professor Mestre
Cesar Augusto Bernardi
Diretor Administrativo e Financeiro